Centraliser
Les pièces sont regroupées dans un cadre défini afin d’éviter la dispersion entre e-mails, dossiers locaux, messages et documents papier.
Flux documentaire
Flux documentaire fiduciaire pour produire plus vite et contrôler mieux
Le flux documentaire est la base de la production comptable. Backoffice Fiduciaire organise la transmission, le classement, le suivi des pièces manquantes et la préparation documentaire de vos mandats afin que la comptabilité puisse être produite rapidement, proprement et sans dispersion.
Une boîte mail remplie de pièces jointes n’est pas un flux documentaire. Un vrai flux permet de savoir ce qui est reçu, ce qui manque, ce qui est traité et ce qui reste à valider.
Objectif
Transformer les documents en matière exploitable pour la production
Les retards comptables viennent souvent de documents dispersés, incomplets, mal nommés ou transmis par plusieurs canaux. Le rôle du flux documentaire est de rendre les pièces disponibles, traçables et utilisables par Backoffice Fiduciaire, puis contrôlables par votre cabinet.
Classer
Les documents sont organisés selon le mandat, la période et la nature de la pièce pour faciliter le traitement comptable.
Signaler
Les pièces absentes, illisibles, incohérentes ou à valider sont identifiées pour permettre au cabinet d’agir rapidement.
Étapes du flux
De la pièce reçue au dossier prêt à produire
Le flux documentaire est conçu pour réduire les frictions avant la comptabilité. Plus les pièces sont propres et structurées, plus la production est rapide et contrôlable.
1. Réception
Les documents sont transmis selon le canal convenu avec votre cabinet : portail, GED, dépôt sécurisé, import de fichiers ou organisation spécifique.
2. Identification
Les pièces sont rattachées au bon mandat, à la bonne période et au type de document correspondant.
3. Contrôle pratique
Lisibilité, doublons évidents, documents incomplets, périodes incohérentes et pièces inutilisables sont repérés.
4. Classement
Les documents sont organisés dans une structure exploitable pour la tenue, la TVA, les bouclements et les contrôles du cabinet.
5. Points manquants
Les éléments à demander au client final sont listés pour permettre au cabinet de relancer clairement.
6. Préparation comptable
Les pièces structurées alimentent ensuite le paramétrage et la production comptable dans ZCA-OS.
Interface documentaire
Une expérience documentaire plus professionnelle
Selon le périmètre retenu, le flux documentaire peut s’appuyer sur une interface sécurisée permettant de transmettre les pièces, centraliser les documents, suivre les demandes et donner au client final une expérience plus proche des standards digitaux attendus.
Dépôt sécurisé
Les documents peuvent être transmis dans un environnement plus structuré qu’une simple boîte e-mail.
Demandes documentaires
Les pièces manquantes ou informations nécessaires peuvent être identifiées pour relance par votre cabinet.
GED exploitable
Les documents sont organisés pour faciliter la consultation, la production, le contrôle et le bouclement.
Voir l’interface client
ZCA-OS
Documents structurés pour accélérer ZCA-OS
ZCA-OS permet d’établir des comptabilités en quelques minutes sur les dossiers adaptés après paramétrage. Mais cette vitesse dépend de la qualité du flux documentaire. Une pièce disponible, classée et rattachée au bon mandat peut être traitée bien plus efficacement qu’un document dispersé ou incomplet.
Documents prêts
Les pièces sont disponibles dans un format et une structure permettant la production.
Traitement accéléré
Une fois le mandat paramétré, les pièces récurrentes peuvent être intégrées dans un flux rapide.
Sans IA
La production ne repose pas sur l’envoi des documents clients à des modèles génératifs.
Documents concernés
Pièces comptables concernées par le flux documentaire
Le périmètre exact dépend du dossier et des prestations confiées. L’objectif reste de disposer des documents nécessaires au bon moment, dans une structure claire.
Factures fournisseurs
Pièces d’achats, charges, frais généraux, quittances et justificatifs liés à l’activité.
Factures clients
Ventes, prestations, avoirs, documents de facturation et informations nécessaires au suivi.
Banque et caisse
Relevés, justificatifs de paiement, mouvements à documenter et pièces liées aux comptes financiers.
TVA
Documents utiles au contrôle TVA, pièces justificatives et éléments nécessaires au décompte.
Salaires
Contrats, mutations, absences, variables salariales et documents sociaux lorsque la prestation l’inclut.
Bouclement
Pièces de clôture, contrats, inventaires, régularisations et documents à contrôler par le cabinet.
Documents papier
Intégrer les documents papier dans un flux digital
Certains clients transmettent encore des classeurs, enveloppes ou documents papier. Ces dossiers peuvent être numérisés et structurés afin d’être intégrés dans le flux documentaire et comptable, selon volume et état des pièces.
Numérisation
Les documents papier peuvent être scannés, organisés et préparés pour être exploités dans la production comptable.
Voir la numérisationClassement préalable
Les dossiers très désordonnés, volumineux ou incomplets peuvent nécessiter un cadrage spécifique avant traitement.
Responsabilités
Responsabilités du cabinet dans le flux documentaire
Backoffice Fiduciaire organise et prépare les pièces selon le périmètre convenu. Votre cabinet conserve la relation client, les demandes officielles, les arbitrages professionnels, les validations et la responsabilité du mandat.
Votre cabinet
Relation client, instructions, validation des points ouverts, arbitrages et responsabilité professionnelle.
Backoffice Fiduciaire
Organisation documentaire, classement, préparation des pièces, signalement des manquants et production selon périmètre.
Client final
Transmission des pièces selon les instructions de votre cabinet et les modalités définies dans le flux.
Sécurité
Sécurité du flux documentaire fiduciaire
Les pièces comptables contiennent des données bancaires, fiscales, salariales et commerciales. Le flux documentaire Backoffice Fiduciaire est donc construit autour d’un cadre suisse, sans IA, sans offshore et avec une logique d’accès limitée au besoin de production.
Hébergement suisse
L’environnement documentaire est pensé autour d’un hébergement suisse et d’une confidentialité renforcée.
Production suisse
Le traitement documentaire et comptable est opéré depuis la Suisse, sans chaîne étrangère invisible.
Aucune IA
Les documents clients ne sont pas transmis à des modèles génératifs pour produire la comptabilité.
Accès limités
Les accès sont définis selon les dossiers confiés, les livrables attendus et le périmètre contractuel.
Relation protégée
Backoffice Fiduciaire intervient en arrière-plan. Votre cabinet conserve le lien avec le client final.
Réversibilité
Les modalités d’arrêt, de restitution des documents et de continuité sont définies dans le cadre de collaboration.
Livrables documentaires
Livrables documentaires pour votre cabinet
Les livrables documentaires sont définis selon vos méthodes, vos outils et les prestations confiées. Ils doivent rendre la production plus lisible, pas ajouter une couche de travail.
Dossier classé
Pièces organisées par mandat, période, type de document et logique de production.
Liste des manquants
Documents absents, illisibles, incomplets ou nécessaires à une validation.
Points à clarifier
Situations à arbitrer par le cabinet : affectation, période, traitement TVA, pièce douteuse ou information manquante.
Préparation comptable
Documents prêts à être utilisés dans la production, les contrôles et les exports.
Historique documentaire
Organisation permettant de retrouver les pièces utiles lors du contrôle, du bouclement ou d’une demande client.
Structurer votre flux de pièces comptables
Un premier échange permet d’évaluer vos flux actuels, vos outils, vos volumes documentaires, vos clients encore papier et la méthode de transmission la plus adaptée.