Absence ou départ
Assurer la continuité des dossiers d'un collaborateur.
Renfort temporaire
Guide
Externaliser la production comptable d'une fiduciaire : le guide
Une fiduciaire peut confier à un prestataire une partie de sa production comptable : la saisie seule, ou le dossier jusqu'au bouclement et aux comptes annuels. Ce guide explique comment choisir la forme d'externalisation, fixer le cadre, protéger sa clientèle et organiser le travail au quotidien.
1. Les formes d'externalisation
Saisie externalisée ou dossier traité jusqu'au bout
Les deux existent et répondent à des besoins différents. La différence tient au travail qui revient au cabinet après la livraison.
| Critère | Saisie externalisée | Dossier traité jusqu'aux comptes annuels |
|---|---|---|
| Travail confié | Comptabilisation des pièces | Comptabilisation, contrôles, réconciliations, bouclement, préparation des comptes annuels |
| Travail restant au cabinet | Contrôles, réconciliations, bouclement, comptes annuels, revue | Arbitrages, revue et approbation finales |
| Facturation courante | Souvent selon le volume ou le temps | Chez Backoffice Fiduciaire : CHF 149 par dossier standard et par exercice, CHF 29 par décompte TVA |
| Convient surtout | Aux cabinets qui ont le temps de boucler eux-mêmes | Aux cabinets qui manquent de temps de production qualifié |
2. Le cadre
Ce qu'il faut fixer par écrit avant le premier dossier
Que l'on parle d'externalisation ou de sous-traitance, votre cabinet reste le mandataire de son client. Le prestataire réalise les travaux convenus et répond de leur qualité. Le cabinet conserve la relation, les décisions et l'approbation finale. Ces points se règlent dans un accord écrit.
- Périmètre : travaux compris, travaux exclus, prestations facturées en plus.
- Confidentialité et accès : qui accède à quoi, pour combien de temps.
- Protection de la clientèle : marque blanche, pas de contact avec le client final sans accord, non-sollicitation. Chez Backoffice Fiduciaire, la non-sollicitation est un engagement contractuel pendant la collaboration et durant 5 ans après la fin du mandat.
- Sous-traitance en cascade : la loi sur la protection des données exige l'autorisation préalable du cabinet avant qu'un prestataire confie lui-même un traitement à un tiers (art. 9 LPD). Voir nLPD et fiduciaires.
- Restitution et fin de collaboration : ce qui est rendu, ce qui est supprimé, et quand.
3. L'organisation
Comment le travail s'organise au quotidien
L'organisation proposée par Backoffice Fiduciaire.
Choix des dossiers
Commencer par un dossier représentatif, puis élargir. Le premier dossier est facturé CHF 99.
Transmission
Pièces par un canal convenu, accès limité au logiciel du mandat. Voir la transmission des pièces.
Rythme
Une visite par semaine dans votre cabinet, sans frais de déplacement, pour la prise en charge des dossiers et les échanges.
Délais
Mandats annuels : sous 48 heures ouvrables dès réception de la majorité des éléments nécessaires. Mandats périodiques : à date fixe.
Livraison
Dossier de travail, synthèse des contrôles et points à valider. Voir un exemple fictif.
Interlocuteur
Iliasse Zecca, votre responsable de mandats.
4. Avant de choisir
Les questions à poser à un prestataire
- Que recevrai-je exactement ? Une liste de documents, pas une promesse générale. Voir les documents remis par Backoffice Fiduciaire.
- Qui traite les dossiers, et où ? Chez Backoffice Fiduciaire : Iliasse Zecca, à Lausanne et à La Chaux-de-Fonds, sans sous-traitance à l'étranger.
- Combien coûte un dossier, et qu'est-ce qui est facturé en plus ? Voir les tarifs.
- Quel délai, et à partir de quand ? Voir les délais.
- Comment ma clientèle est-elle protégée ? Voir la protection de votre clientèle.
- Que se passe-t-il si un dossier est complexe ? Chez Backoffice Fiduciaire, une experte-comptable titulaire du diplôme fédéral peut intervenir à votre demande.
5. Les situations
Selon votre besoin
Période de bouclement
Déléguer les travaux de clôture quand la charge culmine.
BouclementsDossiers en retard
Organiser un rattrapage et lever les blocages.
RattrapageRôle délégué
Comprendre ce que fait un responsable de mandats externe.
Responsable de mandats externeRecruter ou non
Comparer embauche, indépendant et externalisation.
Externaliser ou recruterMandats repris
Intégrer un portefeuille racheté.
Rachat de portefeuilleQuestions sur l'externalisation
Une fiduciaire peut-elle externaliser des dossiers sans informer ses clients ?
La loi sur la protection des données permet de confier un traitement à un sous-traitant par contrat, à certaines conditions (art. 9 LPD). L'information des clients dépend de vos contrats et de vos obligations ; Backoffice Fiduciaire ne donne pas de conseil juridique sur ce point. Voir la page nLPD et fiduciaires.
Qui est responsable d'un dossier externalisé chez Backoffice Fiduciaire ?
Backoffice Fiduciaire répond de la qualité des travaux qu'il réalise et corrige les erreurs relevées lors de votre revue. Votre cabinet conserve les décisions, l'approbation finale et la relation avec son client.
Combien coûte l'externalisation d'un dossier chez Backoffice Fiduciaire ?
Backoffice Fiduciaire facture CHF 149 par dossier standard et par exercice, bouclement et comptes annuels compris, sans limite d'écritures. Le premier dossier coûte CHF 99. Chaque décompte TVA est facturé CHF 29. Backoffice Fiduciaire n'est pas assujetti à la TVA.
Commencer par un premier dossier
CHF 99 pour le premier dossier, CHF 29 par décompte TVA. Ensuite CHF 149 par dossier standard et par exercice.