nLPD : confier des dossiers clients à un prestataire
Un dossier comptable contient presque toujours des données personnelles : dirigeants, employés, clients, fournisseurs. Lorsque votre cabinet confie ces dossiers à un prestataire, la loi sur la protection des données fixe un cadre. Voici les principaux points d'attention.
Ce que prévoit la loi
La loi fédérale sur la protection des données (LPD, RS 235.1), révisée et en vigueur depuis le 1er septembre 2023, permet de confier un traitement de données à un sous-traitant, par contrat, à certaines conditions. En substance (art. 9 LPD) :
- le sous-traitant ne traite les données que de la manière dont le responsable du traitement serait lui-même en droit de le faire ;
- aucune obligation légale ou contractuelle de garder le secret ne doit l'interdire ;
- le responsable du traitement doit s'assurer que le sous-traitant est en mesure de garantir la sécurité des données ;
- le sous-traitant ne peut pas confier lui-même le traitement à un tiers sans l'autorisation préalable du responsable du traitement.
La communication de données personnelles à l'étranger est soumise à des règles particulières (art. 16 et 17 LPD).
Cette page est une information générale. Elle ne remplace pas un conseil juridique. Textes de référence : LPD sur Fedlex et les informations du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.
Questions à régler avec un prestataire
- Quelles données lui sont transmises, et pour quelles finalités ?
- Où sont-elles traitées, et le prestataire fait-il appel à des tiers ?
- Qui y a accès, et pour combien de temps ?
- Comment les documents sont-ils restitués ou supprimés à la fin ?
- Quels outils sont utilisés pour traiter les pièces ?
Chez Backoffice Fiduciaire
La production est réalisée en Suisse, sans sous-traitance à l'étranger. Les dossiers ne sont pas traités par des modèles d'IA générative. Les accès, la restitution et la fin de collaboration sont fixés par écrit avant le premier dossier, avec un engagement contractuel de non-sollicitation, pendant la collaboration et durant 5 ans après la fin du mandat. Voir la confidentialité et la protection de votre clientèle.
Chaque fiduciaire reste responsable de sa propre organisation, de ses contrats et de l'information de ses clients.
Une question sur le cadre ?
Nous en parlons avant tout premier dossier.