Un renfort temporaire quand un collaborateur manque
Arrêt maladie, accident, congé, départ ou surcharge passagère : les dossiers d'un collaborateur doivent avancer en attendant que l'équipe retrouve son effectif. Backoffice Fiduciaire reprend ces dossiers le temps nécessaire, à nos bureaux ou dans vos locaux, sans contrat de durée.
Reprendre les dossiers d'un collaborateur absent
Ce qui compte, c'est que rien ne se perde entre le départ et le retour.
- État des dossiers
Une courte liste suffit : dossiers en cours, pièces traitées, questions en suspens, échéances.
- Reprise
Chaque dossier est repris là où il en est, dans votre logiciel, selon les habitudes du mandat.
- Rythme quotidien
En cas d'absence, les travaux sont réalisés quotidiennement, au fil de la réception des éléments.
- Passation
Au retour du collaborateur, ou à l'arrivée d'un remplaçant, chaque dossier est documenté : dossier de travail, synthèse des contrôles, points à valider.
Dans vos locaux, si nécessaire
Lorsque l'absence touche des dossiers qu'il vaut mieux traiter sur place, Backoffice Fiduciaire peut travailler directement dans vos locaux, sur demande, pour une journée ou quelques semaines. Les conditions sont convenues avec vous avant l'intervention.
Le reste du temps, les dossiers sont traités à nos bureaux de Lausanne et de La Chaux-de-Fonds, avec une visite par semaine dans votre cabinet, sans frais de déplacement.
Ce qui reste au cabinet
- la relation avec les clients du collaborateur absent ;
- les décisions comptables et fiscales ;
- la revue et l'approbation finales ;
- les transmissions officielles.
Trois façons d'organiser un renfort
| Critère | Engagement temporaire | Indépendant | Backoffice Fiduciaire |
|---|---|---|---|
| Mise en place | Recherche et intégration | Recherche du bon profil | Un premier dossier |
| Facturation | Salaire et charges | Généralement à l'heure | CHF 149 par dossier standard, CHF 29 par décompte TVA |
| Encadrement | Par votre cabinet | Selon l'accord | Dossier remis avec contrôles et points à valider |
| Fin | Selon le contrat | Selon l'accord | Sans engagement de durée |
Exemple illustratif (situation type, non tirée d'un client) : une collaboratrice est en arrêt pour six semaines en pleine période TVA. Ses quatorze mandats sont listés en une heure avec le cabinet ; les décomptes urgents sont préparés en premier, puis les dossiers sont avancés chaque jour. À son retour, elle retrouve chaque dossier avec la liste de ce qui a été fait et de ce qui reste à valider.
Questions sur le renfort
Combien de temps Backoffice Fiduciaire peut-il remplacer un collaborateur absent ?
Le temps nécessaire. Backoffice Fiduciaire n'impose pas d'engagement de durée : vous reprenez les dossiers en interne dès que l'équipe le permet.
Backoffice Fiduciaire peut-il travailler dans les locaux de la fiduciaire ?
Oui, si nécessaire et sur demande, pour une journée ou quelques semaines, notamment en cas d'absence pour maladie ou accident. Les conditions sont convenues avant l'intervention.
Les clients voient-ils qu'un renfort intervient ?
Non, sauf si vous le souhaitez. Backoffice Fiduciaire travaille en marque blanche et ne contacte pas vos clients sans votre accord.
Voir aussi le responsable de mandats externe et le rattrapage.
Organiser un renfort
CHF 99 pour le premier dossier, CHF 29 par décompte TVA. Ensuite CHF 149 par dossier standard et par exercice.