Comment un dossier est traité, de la réception à la livraison
Chaque dossier suit les mêmes étapes. Elles permettent de vous remettre un dossier contrôlé et documenté, avec les points qui demandent votre décision clairement identifiés.
Les huit étapes d'un dossier
Les contrôles font partie de la production. Ils ne sont pas laissés à votre revue.
- Réception des éléments
Pièces, relevés, soldes d'ouverture, accès au logiciel et vos instructions.
- Vérification initiale et cadrage
Nous vérifions que les éléments sont complets et que le dossier entre dans le cadre standard. Sinon, nous vous le disons avant de commencer.
- Production
Comptabilisation des pièces de l'exercice selon votre plan comptable et vos habitudes de traitement.
- Contrôles et réconciliations
Rapprochements bancaires, comptes de tiers, comptes d'attente, cohérence des périodes et contrôle des comptes TVA.
- Bouclement
Écritures de fin d'exercice, régularisations et tableaux de bouclement.
- Préparation des comptes annuels
Bilan, compte de résultat et annexe, avec le dossier de travail.
- Documentation des points à valider
Les questions qui demandent votre accord ou une information du client sont regroupées dans une liste.
- Livraison et suivi
Vous recevez le dossier. Nous répondons à vos questions et corrigeons ce qui doit l'être après votre revue.
Ce que fait chacun
| Backoffice Fiduciaire | Votre cabinet |
|---|---|
| Réalise les travaux convenus | Fournit les éléments et les instructions nécessaires |
| Effectue ses contrôles | Arbitre les questions qui demandent son accord |
| Prépare le bouclement et les comptes annuels | Effectue sa revue et son approbation finales |
| Documente les points à valider | Conserve la relation avec son client |
Des délais connus à l'avance
Il est aussi possible de prévoir un mode de fonctionnement entièrement personnalisé selon vos besoins et vos conditions.
| Type de mandat | Délai |
|---|---|
| Mandats annuels et missions ponctuelles | Travaux réalisés sous 48 heures ouvrables dès réception de la majorité des éléments nécessaires au mandat |
| Mandats mensuels, trimestriels ou semestriels | Travaux réalisés à une date fixe précise |
| Mandats urgents, accords selon entente, travaux dans vos locaux, rattrapages, absences | Travaux réalisés quotidiennement ou au fil de la réception des éléments |
| Fonctionnement personnalisé | Selon vos besoins et vos conditions |
Ces délais sont garantis et se comptent en jours ouvrables. Ils courent dès la réception de la majorité des éléments nécessaires au mandat. Plusieurs dossiers transmis ensemble peuvent être traités le même jour. Les pièces encore manquantes figurent dans les points à valider et sont traitées dès leur réception.
Pour les mandats comprenant la mise en place et la gestion d'une comptabilité en temps réel, nous contacter.
Une relation de proximité avec votre cabinet
Bureaux à Lausanne et à La Chaux-de-Fonds.
Nous nous déplaçons sans frais de déplacement une fois par semaine auprès de nos fiduciaires partenaires : prise en charge des dossiers, échanges, points à valider. Une relation de proximité est importante pour moi.
Nous travaillons à nos bureaux de Lausanne et de La Chaux-de-Fonds. Si nécessaire et sur demande, nous travaillons aussi directement dans vos locaux, pour une journée ou quelques semaines : rattrapage, surcharge, absence pour maladie ou accident.
Banana, Crésus, Winbiz, Abacus, Bexio, Infoniqa, Sage 50, Odoo, SAP, Microsoft Dynamics, Klara, CashCtrl et Run my Accounts, ainsi que Power BI et Excel pour l'analyse et le reporting.
Documents et logiciels comptables
Les pièces sont transmises par un canal convenu avec votre cabinet. Nous travaillons dans votre logiciel comptable ou vous remettons un fichier de reprise (voir la liste ci-dessus). Vous n'avez pas à changer d'outil.
Transmission des pièces · Documents remis et logiciels comptables
Méthode de production
Backoffice Fiduciaire utilise ses propres outils de production, ZCA-OS. Ils automatisent les tâches répétitives à partir de règles de traitement définies pour chaque dossier et signalent ce qui sort de ces règles. Les contrôles, les cas particuliers, le bouclement et la préparation des comptes annuels sont réalisés par une personne. C'est ce qui permet un prix par dossier indépendant du nombre d'écritures.
Pour des cas complexes ou un second avis d'expert, une experte-comptable titulaire du diplôme fédéral peut intervenir sur un dossier, à votre demande.
Les dossiers de vos clients ne sont pas traités par des modèles d'IA générative. La production est réalisée en Suisse, sans sous-traitance à l'étranger.
Commencer par un premier dossier
CHF 99 pour le premier dossier, CHF 29 par décompte TVA. Ensuite CHF 149 par dossier standard et par exercice.